Se c’è un aspetto che la pandemia ha veramente rivoluzionato è la modalità del lavoro. Che da tradizionale, alla propria scrivania e in ufficio, è stato catapultato verso nuove formule, come lo smart working. Spesso rivelando che il “nuovo” è spesso più produttivo ed efficace di quello che ritenevano assodato. In sintesi, le aziende hanno dovuto adattarsi in fretta ai cambiamenti obbligati e, passata la tempesta, quelle più lungimiranti hanno esplorato le modalità in cui le attività di business potevano essere ripensate sulla base delle esperienze fatte. È interessante capire in che modo molte organizzazioni abbiano imparato a sfruttare questa situazione per cogliere l’opportunità di rinnovarsi e migliorarsi al fine di soddisfare le esigenze di clienti e dipendenti. Da una recente indagine interna realizzata da Verizon in collaborazione con Boston Consulting Group, ad esempio, emerge come, solo cambiando l’approccio con cui si svolgono i meeting, si possano ottenere grandi risultati in termini di produttività.
Il ruolo della tecnologia
Per far sì che le aziende affrontino efficacemente questi nuovi approcci al lavoro, è necessario disporre prima di tutto infrastrutture tecnologiche, standard di sicurezza e soluzioni adeguate, insieme alle competenze e alle risorse giuste, come sostiene Sampah Sowmyanarayan, Chief Revenue Officer di Verizon Business.
Inizialmente, il rapido passaggio a un modello di lavoro da remoto o distribuito è stato uno shock per il sistema, ma ora può essere visto dalle aziende come un’opportunità per plasmare il modo in cui i dipendenti adottano i nuovi strumenti e si adattano ai nuovi processi di collaborazione. Per avere un impatto significativo, non sono necessari grandi cambiamenti, bastano, invece, piccole azioni per fare una grande differenza, come ad esempio: adottare pratiche semplici e di impatto per migliorare le riunioni; pianificare meeting di 25 o 50 minuti con un orario di inizio ritardato di 5-10 minuti; indicare chiaramente lo scopo e l’ordine del giorno sull’invito alla riunione; rivalutare la necessità di riunioni periodiche ricorrenti; verificare la reale necessità dei meeting e la possibilità di sostituirli con modalità di lavoro asincrone, ad esempio e-mail, chat, documenti condivisi o revisione offline.
Vietato perdere tempo
Nel corso dell’indagine interna, portata avanti per un mese, Verizon Business ha analizzato le abitudini relative alla partecipazione ai meeting di un team di circa 150 dipendenti, monitorando i risultati relativi alle varie modifiche apportate alle riunioni. Per tutto il mese sono stati inviati ai partecipanti sondaggi giornalieri e settimanali per un feedback continuo, consentendo l’evoluzione in tempo reale di processi e attività. I risultati sono stati straordinariamente positivi, a dimostrazione dell’impatto che possono avere anche piccoli cambiamenti: il 90% dei partecipanti ha affermato che i nuovi modi di gestire le riunioni hanno contribuito a migliorare l’efficacia complessiva delle stesse; l’83% ha affermato di sentirsi più a suo agio nel lavorare attraverso modalità asincrone, come e-mail, strumenti di collaborazione e documenti condivisi; il 78% ha affermato di sentirsi come se stesse perdendo meno tempo, evitando di prendere parte a riunioni in cui non è richiesta la partecipazione dal vivo.